AUDITORIA DE ACOMPANHAMENTO

RELATÓRIO N.º 03/07
EXERCÍCIO: 2007
UNIDADES AUDITADAS: Diretoria do Serviço de Material e Patrimônio, Secretaria Administrativa, Diretoria-Geral e Diretoria dos Serviços Judiciários e Administrativos do Fórum Autran Nunes  

RELATÓRIO DE AUDITORIA

          Senhor Assessor Substituto,

          Em atendimento à determinação superior, apresentamos os resultados dos exames realizados sobre a movimentação de bens móveis e de consumo sob a responsabilidade da Diretoria do Serviço de Material e Patrimônio deste Regional, referente ao exercício de 2007, compreendendo o período de janeiro a setembro.

I – ESCOPO DO TRABALHO:

          Auditoria na movimentação de bens permanentes e bens de consumo do Tribunal Regional do Trabalho da 7ª Região, para fins de aferir o efetivo gerenciamento da movimentação dos ditos bens a cargo da Diretoria do Serviço de Material e Patrimônio. 

I.I PROCEDIMENTO: 

                              Os trabalhos de auditoria foram realizados por amostragem, do tipo não probabilística, observando-se os critérios de relevância e de materialidade, tendo por base o procedimento formal adotado por ocasião da movimentação dos bens permanentes e dos bens de consumo.
            
II – RESULTADO DOS EXAMES:
                      
II.I DA MOVIMENTAÇÃO DOS BENS PERMANENTES
          
            Indagada quanto ao procedimento formal que ora se adota para a movimentação dos bens, a chefe do Setor de Cadastro de Bens informou que, para efeito de planejamento anual, a Diretoria-Geral remete memorando ou ofício circular a todas as unidades, de forma a receber destas as demandas cabíveis. Por sua vez, a Diretoria de Material e Patrimônio analisa todas as solicitações encaminhadas (via memorando ou ofício), organizando-as de forma cronológica.  Da mesma forma ocorre quando uma unidade, durante o ano, necessita da movimentação de um bem. 
            Em se tratando de bens encontrados em “depósito” (“usados”), ou seja, bens devolvidos pelas unidades administrativas, é feito encaminhamento imediato, com posterior remessa do “Termo de Responsabilidade” à unidade requisitante, constando a nova carga. Não havendo disponibilidade dos bens pleiteados, ou em se tratando de bens novos, envia “Termo de Referência” para a Secretaria Administrativa, e esta então o encaminha para o Setor de Licitações, visando às providências cabíveis às aquisições remanescentes. 
            Todos estes procedimentos envolvem basicamente dois setores, quais sejam, o Setor Requisitante e a Diretoria de Material e Patrimônio.  
            Informou, ainda, que todo bem permanente oriundo de um procedimento licitatório, com exceção dos bens de informática que seguem um procedimento diferenciado por sua peculiaridade técnica, ao chegar ao Setor de Cadastro de Bens, é examinado, verificando-se inicialmente sua conformidade com a descrição constante no pedido do setor requisitante, bem como na respectiva nota de empenho, para operar-se, nesta ocasião, o recebimento provisório. Subseqüentemente, é enviado ao setor requisitante para proceder-se ao recebimento definitivo, ou seja, o aceite do bem. Após o aceite, é realizada então a inclusão em carga, com um termo de responsabilidade devidamente assinado pelo consignatário da unidade.
          Na movimentação dos bens de informática, o material é recebido provisoriamente pela Diretoria de Material e Patrimônio, que a seguir o encaminha à Diretoria do Serviço de Informática para recebimento definitivo e distribuição aos demais setores requisitantes. Em seguida é comunicado à Diretoria de Material e Patrimônio, no sistema, o destino final do bem, para a subseqüente emissão dos termos de responsabilidade. Há uma descentralização na distribuição dos bens de informática a cargo da Diretoria de Informática aos Setores interessados.
          No que tange à movimentação interna dos bens permanentes, o processamento é feito através de ofício ou memorando do setor interessado à Diretoria do Serviço de Material e Patrimônio - DSMP, solicitando ou devolvendo um bem. Às vezes, a devolução não vem acompanhada da devida solicitação formal, mas tão-somente verbal. Há também ocasiões em que ocorre a transferência de bens entre setores sem a devida comunicação à DSMP, para as alterações necessárias nos registros de responsabilidade. 
          No referente à movimentação interna dos bens de informática, em caso de manutenção, ficam os equipamentos na responsabilidade do Setor de Informática. A transferência no sistema informatizado se realiza através da Intranet - Movimentação de Equipamentos, com controle da Diretoria de Material e Patrimônio por meio de “Relatório das Movimentações” colhido semanalmente.  

II.I.II DA MOVIMENTAÇÃO DOS BENS DE CONSUMO

         Quanto à movimentação de bens de consumo, foi informado que cada unidade administrativa dispõe, com previsão no sistema de dados, de uma quantidade estimada de material a ser consumida mensalmente. No princípio de cada mês, as unidades requisitam, via sistema, seu material e o Setor de Almoxarifado libera o pedido, dentro da quantidade disponível.
          O pedido (via sistema), bem como o recebimento físico do material, é feito pelos setores através de um servidor responsável por essa atribuição. Depois de liberado, o pedido é enviado ao almoxarifado para a devida entrega às unidades requisitantes.
          No pertinente às Varas Trabalhistas do interior do Estado, a entrega de material de consumo é feita com periodicidade trimestral.
          Os pedidos de aquisição de material de consumo são encaminhados ao Setor de Licitações no primeiro trimestre anual; ressalvando-se que, em caso de utilização do Sistema de Registro de Preços, é aguardado o prazo de vencimento das respectivas atas para novas licitações.
          Uma vez recebido no Setor de Almoxarifado, procede-se à análise do material de forma a verificar sua conformidade com os termos do pedido, bem como da respectiva nota de empenho, para operar-se, então, o recebimento definitivo.
          Foi esclarecido que em se verificando eventualidades, em casos como de entrega parcial de material ou fora das especificações com necessidade de substituição, surge a necessidade do recebimento provisório.
          Operando-se o recebimento definitivo (aceite), então, é dada entrada do material no estoque do almoxarifado.
          Quanto ao material solicitado fora das previsões de consumo e que não conste no estoque do Almoxarifado, de forma excepcional, com valor máximo de até R$200,00 (duzentos reais), procede-se às aquisições por suprimento de fundos, consoante informação da Chefia do Setor de Almoxarifado.
          A remessa de material de consumo, através de guia provisória para os setores demandantes, bem como a devolução de material por estes, é registrada no sistema de dados pela Chefia do Setor de Almoxarifado ao fim de cada mês.
          Foi informado ainda, que para eventual exame qualitativo de material, não se dispõe de comissão especial ou técnico especializado, à exceção do de informática (cartuchos, p.ex.), que é submetido a testes por meio de amostras apresentadas pelos fornecedores, junto ao Setor de Informática.
          Quanto às reclamações formalizadas pelas unidades, referentes a defeitos, falhas ou má qualidade do material consumido, o Setor de Licitações é cientificado para a tomada das providências cabíveis em futuras aquisições.
          Os processos administrativos referentes ao material permanente e ao de consumo ficam junto à Diretoria de Material e Patrimônio até o momento do pagamento, quando então são remetidos à Diretoria Geral. Extraordinariamente, em se verificando pedidos de prorrogação e/ou atrasos, são encaminhados à Secretaria Administrativa. 

II.I.III DOS CONTROLES INTERNOS 

          Como controle interno realizado pela Diretoria de Material e Patrimônio, esta informou, oportunamente, que, em período semestral ou anual, dependendo da necessidade da diretoria, envia termo geral contábil com a descrição dos bens a todos os setores, colimando o levantamento e o fiel controle de todo o material permanente.
           Quanto aos bens de consumo, informou que o controle interno adotado consiste na contagem física, a cada três meses, do material em estoque, tendo por base o Relatório de Posição de Estoque, constando todas as entradas e saídas dos bens. É realizada, também, a conferência dos recibos do pedido de material a cada trezentas guias arquivadas.   

II.I.IV DO SISTEMA INFORMATIZADO DO MATERIAL E PATRIMÔNIO

          Informou, também, que o sistema de dados (material e patrimônio) utilizado pela diretoria foi cedido pelo Tribunal Regional do Trabalho da 19.ª Região – Alagoas e que precisa de algumas adaptações para melhor atender às necessidades do órgão.
          A chefia do Setor de Almoxarifado, inclusive, reportou-se a falhas no referido sistema, que em decorrência de saltos na numeração dos pedidos, ocasionaram supressões indevidas e subseqüentes transtornos e atrasos na entrega dos bens às unidades demandantes.   

II.I.V CONSTATAÇÃO:

          Por ocasião da conferência física dos bens de consumo e dos bens permanentes, observamos que alguns procedimentos não estavam sendo obedecidos por ocasião da movimentação dos mesmos, a saber:

          Quanto aos bens permanentes:

          1) Bens permanentes são movimentados, internamente, entre as unidades, sem o conhecimento da Diretoria do Serviço de Material e Patrimônio e sem a devida modificação dos termos de responsabilidade:
          1.1) No Fórum Autran Nunes:
          1.1.1) Central de Mandados (subsetor): uma cadeira secretária sem braços c. cinza, mod. 613, M. Niflex (tombamento 15.477), localizada no Setor de Depósito e Hasta Pública/Vendas), uma cadeira secretária sem braços, cor marrom, Mr. Niflex (tombamento 15.523), localizada no Setor de Depósito e Hasta Pública/Vendas, uma cadeira operativa giratória com braços, ref. LMO2BS-BR, Lothus (tombamento 22.912), localizada no Setor de Depósito e Hasta Pública;
         2) Bens Permanentes não foram localizados, por terem sido devolvidos (alguns através de ofício), sem registro no sistema informatizado de dados, e subseqüente desatualização do “Termo Geral Contábil por Setor”:
         2.1) No Fórum Autran Nunes:
         2.1.1) Segurança (subsetor): duas cadeiras secretária giratória (tombamentos 11.681 e 18.867), três cadeiras secretária sem braços, com rodízios, cor cinza (tombamentos 15.393, 15.394 e 15.452 - devolução através do Ofício n.º 207/2007);
          
          Quanto aos bens de consumo:

          1) Não foram localizadas, em 25/09/2007, algumas quantidades de determinados itens constantes do Relatório de Posição de Estoque no Almoxarifado, emitido em 24/09/2007, sendo informado que havia sido procedida a remessa dos mesmos aos setores destinatários através de “guias provisórias”, a serem substituídas por “recibos de pedido de material”, com a transferência no sistema a ser realizada posteriormente, a saber:
    
16. Material de Expediente	
Código	Descrição do Material	Estoque Atual	Em Falta	
1.016.0014	Cola em bastão-tubo com 10 gramas 	56	22	
Recibo de Pedido de Material: 5289	

17. Material de Processamento de Dados	
Código	Descrição do Material	Estoque Atual	Em Falta	
1.017.0010	Cartucho p/ HP Deskjet 720 C- Preto	19	2	
1.017.0012	Cartucho p/ HP Deskjet 840 C- Preto	15	2	
Recibo de Pedido de Material: 5274 – 5444 – 5466 – 5381	
                    
 22. Material de limpeza e produtos de higienização	
Código	Descrição do Material	Estoque Atual	Em Falta	
1.022.0056	Suporte em plástico p/ papel higiênico	73	3	
1.022.0057	Assento sanitário em plástico	40	3	
Recibo de Pedido de Material: 4746 – 4741 	

 22. Material de limpeza e produtos de higienização	
Código	Descrição do Material	Estoque Atual	Em Falta	
1.022.0074	Papel higiênico- Rolo 800 M	489	3	
Recibo de Pedido de Material: 5296	

 24. Material para manutenção de bens imóveis	
Código	Descrição do Material	Estoque Atual 	Em Falta	
1.024.0141	Porta papel toalha	3	3	
Recibo de Pedido de Material: 4740	

          2) Foram detectadas quantidades excedentes às constantes do Relatório de Posição de Estoque, sendo informado que se referiam a material devolvido, com a reinserção no sistema ainda a ser operada, a saber:
          
17. Material de Processamento de Dados	
Código	Descrição do Material	Estoque Atual	Em Sobra	
1.017.0005	Cartucho p/ Xerox Phaser 3150	15	3	
1.017.0035	Cartucho p/ Xerox Phaser 3130	20	5	
1.017.0054	Etiquetas p/ Imp. Laser (33,90 x 99,00)	74	1	
            Posteriormente, foi fornecido à equipe de auditoria o “Relatório das Entradas Diárias”, do período de 1.11.07 a 10.12.07, onde consta a reinserção dos itens acima.
          3) Não foram localizadas as seguintes quantidades dos itens, tendo a Chefe do Setor de Almoxarifado informado que, tal material foi destinado ao Setor de Mecanografia, demonstrado pelo “Recibo de Pedido de Material” n.º 5.379, mas ainda não tinha gerado o registro da saída, a saber:
17. Material de Processamento de Dados	
Código	Descrição do Material	Estoque Atual	Quantidade em Falta	
1.017.0044	Cartucho p/ HP 9300 colorido	13	2	

II.I.VI DO RESUMO

           A movimentação dos bens permanentes é realizada pela Diretoria do Serviço de Material e Patrimônio, por intermédio do Setor de Cadastro de Bens, a partir das solicitações encaminhadas através de memorandos e ofícios das unidades interessadas, sendo posteriormente registradas as operações no sistema de dados.
           No pertinente aos bens de informática, a movimentação conta com a participação da Diretoria do Serviço de Informática, responsável pelo recebimento definitivo (aceite) e subseqüente distribuição aos setores interessados. Quanto à movimentação interna de bens de informática para fins de manutenção, a Diretoria do Serviço de Informática utiliza-se do “Sistema de movimentação de equipamentos”, com controle exercido pela Diretoria do Serviço de Material e Patrimônio. 
           Por sua vez, a movimentação dos bens de consumo é exercida pelo Setor de Almoxarifado, destinatário de solicitações que por meio de guias de remessa, são também informadas no sistema informatizado, alimentado no final de cada mês. 
             
RECOMENDAÇÕES:

           Das constatações ora discriminadas, recomendamos que:

I - A Administração adote providências no sentido de implantar no âmbito deste Regional controle de bens permanentes, através de sistema de código de barras, com vista a agilizar o controle da movimentação dos mesmos;

II – Venha a constar no atual sistema informatizado de material permanente, o número do documento (memorando ou ofício) que ensejou a movimentação de cada bem permanente;

III – Seja implantada a solicitação ou devolução de material permanente via atual sistema informatizado, a exemplo do material de consumo, com registro imediato de dados, pelas unidades envolvidas;
 
IV – Quando da remessa de material de consumo, através de guia provisória para os setores solicitantes, bem como quando da devolução de material por estes, que sejam realizadas, de imediato, as respectivas transferências e reinserções no sistema; 

V – O sistema de dados utilizado pela diretoria do Serviço de Material e Patrimônio para o controle da movimentação de bens seja aprimorado, visando melhor adequar-se a este Regional, possibilitando, p.ex., a assinatura digital conjunta dos setores envolvidos na referida movimentação.

III - CONCLUSÃO: 

 	      Em face dos exames realizados na documentação apresentada, na contagem física e no controle interno operacional em relação aos bens permanentes  referente às áreas examinadas, mormente o realizado pela Diretoria do Serviço de Material e Patrimônio, foram encontradas algumas inconsistências quanto ao controle de bens a cargo da Diretoria do Serviço de Material e Patrimônio, porém, sem relevantes repercussões quanto aos bens de consumo e bens permanentes, manifestando-se pela regularidade dos sistemas de controle interno, com a ressalva de que, doravante, sejam observadas as recomendações acima citadas.
           Fortaleza (CE),      /1/2008.
 
FRANCISCO RÉGIS ARAGÃO BEZERRA      JOSÉ ARTUR CAVALCANTE JÚNIOR
     Analista Judiciário                  Chefe de Serviço

DE ACORDO.
Fortaleza (CE),     / 1 / 2008.

        Carlos Cavalcante Melo
 Assessor de Controle Interno Substituto